放送アナウンス作成サービス「YUTTE（ゆって）」を提供する、音響機器と、防犯・監視カメラなどセキュリティ機器の専門メーカーTOA株式会社は、全国の20～50代の働く男女を対象に「職場環境・デジタル化の実態」に関する調査を実施。このたび、その調査結果を発表しました。

デジタルトランスフォーメーション（以下、DX）への取り組みが必要とされている現代。DXとは、企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

まず、そもそもこのDXについて知っているか理解度を調査しました。「理解している（18.2％）」と回答した人は２割未満で理解度が低いことが分かりました。「なんとなくわかる（21.8％）」は約2割、「言葉だけ知っている（意味は知らない）（28.0％）」は約３割でした。約３人に１人が「全く知らない（32.0％）」と回答。言葉を聞いたことがある人が多いものの、DXについてあまり浸透していないことが分かりました。年代別で見ると、「理解している人」は20代が最多で24.8％でした。一方、理解度が一番低かったのは50代で13.6％でした。

DXへの取り組みについて、勤めている職場で推進されているか質問したところ、約３割の人が「推進されていて、取り組んでいる（31.2％）」と回答。一方、半数以上の人が「推進されていない（56.2％）」と回答し、DXが進んでいない職場が多いことが見て取れます。「推進されているが、取り組んでいない（12.6％）」は一定数おり、なかなか取り組みを実現できていない職場もあるようです。

続いてデジタル化について質問しました。デジタル化とはアナログで業務していたものを、デジタルを活用した業務に変更することで、DXを実現するのに必要なIT化を進めるための１つの方法です。デジタル化が「進んでいる（13.0％）」、「どちらかというと進んでいる（25.2％）」と回答した人は４割近くいました。一方、約６割の人が務める職場では、デジタル化が遅れているという実態も明らかとなりました。デジタル化が進んでいると感じる理由として、ペーパーレス化やリモートワーク、会議のオンライン化などの声が多く寄せられました。デジタル化が遅れていると回答した人からは、経営層の理解度が十分ではないことや、まだまだペーパーレス化が進められていないこと、取引先のやり方に合わせているといった声が寄せられました。

・回答理由
■進んでいると感じる理由
「ペーパーレス化が進んでおり、紙のやりとりが以前より少なくなった」（広島県・39歳女性）
「電子決裁、押印が許可されることで、リモートワークが可能となっている。ペーパーレス化でファイル保管が減っている」（大阪府・47歳女性）
「新しくデジタル業務を覚えさせられることが増えたため」（山梨県・29歳女性）
「書類などが紙から全てデジタル化されたり、会議もZOOMを使用したりしてきたから」（福井県・29歳男性）

■遅れていると感じる理由
「経営上位層の認識が遅れていて、デジタル化に対するメリットの周知が進んでいない」（静岡県・34歳男性）
「DXの重要性が経営層に十分理解されていないため、投資や人材育成が進んでいない。古いシステムを使い続けているため、新しい技術を取り入れることが難しい」（新潟県・43歳女性）
「ほとんどがペーパーで処理されていて、これを変える雰囲気は感じられないから」（奈良県・24歳男性）
「契約書や発行する資料などいまだに紙で取り扱っていることがほとんどで、デジタルに移行しようという取り組みが全くされていないため」（神奈川県・34歳女性）
「取引先がアナログ業務のところが多いため」（大分県・35歳女性）

デジタル化によってどんなメリットがあると思うか質問したところ、「特に無い（20.4％）」という人を除く約8割の人が何かしらのメリットがあると感じていることが分かりました。１位は「データ管理が楽（49.0％）」と約半数の人が回答。次いで２位には「情報の共有がしやすい（38.2％）」、３位には「仕事のスピードが上がる（37.4％）」がランクインしました。

メリットがあると感じている人が多いことが分かりましたが、DXやデジタル化の流れを職場に推進され、意味のないデジタル化を求められた経験があるか質問したところ、約５人に１人が「何度もある（5.4％）」、「ある（14.0％）」と回答。職場のデジタル化は、社員にとって良い形で進められていない部分もあることがうかがえます。

デジタル化ができていないものについては「社内書類の印刷や決裁者の押印（36.2％）」に最も多くの票が集まりました。「社外向け書類の印刷や契約者などへの押印・郵送（28.2％）」、「FAXの送受信（27.4％）」にも約３割の票が集まり、ペーパーレス化が実現できていない企業もまだまだ多いことが分かりました。一方、「全てデジタル化されている（15.6％）」と、デジタル化が進んでいる職場も一定数あるようです。

■デジタル化が進まず困った・アナログだと感じたエピソード10選
「データ化できないために他人の記載した文字が読めない」（福岡県・37歳男性）
「取引先とのやりとりがFAXのみで、管理が難しくミスが発生してしまうことが多い」（東京都・28歳男性）
「契約書にハンコを貰うためだけに出社した日は非常に無駄だと感じた」（埼玉県・37歳女性）
「手書きの作業が多いため時間がかかる」（埼玉県・53歳女性）
「取引先も高齢またはアナログに慣れている顧客が多く結局はデジタル化が進まない」（岩手県・38歳女性）
「過去の資料を探すときにファイルから紙の資料を探すのが大変」（東京都・38歳女性）
「データで保管すればいいものをわざわざ印刷してファイリングして保管する」（埼玉県・36歳男性）
「情報共有ができず顧客情報に偏りがある」（大阪府・45歳男性）
「経費削減で、備品の購入が厳しくなっているのに、いまだにパソコンで打ち込んだものを印刷してほとんど管理しているので、無駄な書類が山のようにある」（東京都・46歳男性）
「データを渡せばいいのに書類で欲しがるので紙で印刷して渡すなど非効率な作業があったり、上司にハンコをもらいに行ったりなど」（福井県・29歳男性）

デジタル化できていないもの２位にランクインした「社外向け書類の印刷や契約者などへの押印・郵送」。取引先に合わせてアナログまたはデジタルで対応している職場もあるのではないでしょうか。デジタル化によって取引先など他社とのやりとりに困った経験やギャップを感じたことがあるか質問したところ、「何度もある（11.0％）」、「ある（25.4％）」と、３人に１人以上が回答しました。

デジタル化が進むからこそ、悩みや困ったことはあるか質問したところ、約３割の人が「ある（7.0％）」、「どちらかというとある（23.8％）」と回答。困った経験について具体的に聞くと、デジタル化についていけず、覚えるまで負担がかかるという声や、人とのコミュニケーションが少なくなったという声が寄せられました。

「非対面が増えたため、会話しながらアイデアを出すことがしにくくなってきた」（兵庫県・54歳男性）
「新しい技術に知識が追い付いていない」（千葉県・44歳女性）
「普段の仕事をやる一方で新しいデジタル技術について学びそれを上手く活用しないといけなくなり、負担が増えて逆に自分の時間が減ったように感じる」（福井県・29歳男性）
「年長者がデジタル化についていけない。結局指導しないといけない。無駄な業務」（福島県・41歳男性）
「デジタル化のための機械や設備の導入に対する費用、または勉強会など慣れるまでに時間とお金がかかること」（岩手県・38歳女性）
「急激に社内でDXが進んだため社内の世代間のギャップが起きている」（東京都・22歳女性）
「人間関係における対面でのコミュニケーションが少なくなり、その分の意味をくみ取るのが難しい」（東京都・44歳男性）
「雑談が減り、連絡する内容は業務に関するものだけなので少し殺伐とした空気を感じる」（東京都・29歳女性）

業務を行う上で、メールでの連絡であったため、気付かなかった・理解できずに困った経験がある人は「何度もある（8.2％）」、「ある（24.8％）」を合わせて、約３人に１人いることが分かりました。

業務を行う上で音声化されているものについて調査。「特に無い（69.0％）」と回答した人を除く約３割の人の職場では何かしらが音声化されていることが分かりました。「お昼休憩のチャイム（お昼休憩のお知らせ）（14.2％）」、「定時のチャイム（定時のお知らせ）（14.0％）」、「社内のシステム・ツールの説明（8.6％）」、「社内トピックス（8.6％）」という回答が続きました。音声化されていることで便利・良かったと感じたことについて質問すると、定時のチャイムがあることで帰りやすくなった、意識が高まり残業が減ったという声や、文字よりも音声で説明される方が分かりやすいといった声が寄せられました。

■業務の音声化により便利・良かったと感じたエピソード
「定時のお知らせのアナウンスにより、帰りやすくなった」（北海道・29歳男性）
「最近、定時のお知らせのアナウンスが導入されたが、意識が高まり残業する日が減った」（東京都・28歳男性）
「定時のチャイムが導入されて帰りやすくなった」（三重県・37歳女性）
「文字で説明されるよりも音声で説明される方が、理解度が高くなると感じた」（静岡県・34歳男性）
「時間ごとにチャイムが鳴ると休憩がしやすい」（群馬県・28歳男性）
「社内の部署ごとの連絡を音声で区別することでどの部署からの連絡かを音声が流れた時点で容易に判断が出来るようになった」（東京都・22歳女性）
「チャイムが鳴るので仕事終わりがはっきりして便利」（京都府・42歳女性）

音声化されたら嬉しいものについても質問。１位は「契約書・社内作成資料などの読み上げ（10.2％）」がランクイン。次いで「必要書類や情報登録など期限のお知らせ（8.2％）」、「行事・イベント（社内販売など）の案内（6.6％）」という回答が続きました。

これらの用途を、簡単に実現できるサービスがあれば社内で使いたいか質問したところ、「使いたい（20.3％）」、「どちらかというと使いたい（58.8％）」と約８割の人が回答しました。

「YUTTE」は、文章をそのまま入力するほか、ChatGPTにより、キーワードを入力するだけでも、文章を自動生成し、放送アナウンス音源をより簡単に作成できるサービスです。音声化されたら嬉しいものについて、ぜひ「YUTTE」を使ってみてはいかがでしょうか。

＜関連サイト＞
「YUTTE」サイト
https://yutte-beta.t-cloudsystem.net/